Kaizen: Tiada Henti Mencari Masalah

Artikel ini terakhir di perbaharui December 29, 2020 by Yoko Widito
Kaizen: Tiada Henti Mencari Masalah

Seorang presiden direktur menetapkan ketentuan kepada manajernya. “Setiap minggu dalam rapat pagi semua manajer harus bisa menyebutkan 5 masalah di departemen yang mereka pimpin.” Lalu di rapat minggu selanjutnya para manajer menyebutkan 5 masalah di tiap departemen yang mereka pimpin. “Nah, kalian sudah tahu masalahnya, sekarang mulailah menyelesaikan masalah-masalah itu. Kerjakan segera.” Lalu para manajer itu bekerja.

Di rapat pagi minggu selanjutnya para manajer kembali diminta menyebutkan 5 masalah di departemennya. Ada yang menyebut 3 masalah, ada yang menyebut 2, 4, dan 1. Tidak ada yang menyebut 5.

“Kenapa tidak menyebut 5 masalah? Kan saya minta 5?”

“Yang 3 sudah saya selesaikan, Pak. Sekarang tinggal 2,” kata seorang manajer. Yang lain juga berpikiran begitu.

“Salah! Saya minta kalian mencari 5 masalah untuk diselesaikan. Kalau sudah selesai, bukan berarti kalian tidak punya masalah lagi. Masalah selalu ada, dan banyak.  Semua harus diselesaikan. Kalau kalian menganggap tidak ada lagi masalah, bukan karena masalahnya tidak ada. Kalian cuma tidak kreatif saja.”

Pola Pikir Kaizen

Itu adalah pola pikir dasar dalam kaizen. Kaizen itu berkesinambungan, terus menerus. Selalu ada masalah yang harus diselesaikan. Masalah harus dicari untuk diselesaikan. Kaizen itu  mencari-cari masalah, tidak ada akhirnya. Kenapa begitu? Dalam prinsip kaizen, tidak pernah ada keadaan sempurna, di mana tidak lagi ada masalah. Masalah selalu ada.

Kaizen adalah memperbaiki hal-hal yang berlangsung secara keliru: menghasilkan kemubaziran (muda) atau membahayakan pekerja. Kaizen dilakukan untuk menghilangkan kemubaziran itu, dan menghilangkan potensi bahaya sampai tuntas. Apa saja sumbernya? Dalam manajemen kaizen ada 7 macam kemubaziran yang harus dihilangkan, yaitu inventori, menunggu, cacat produk, produksi berlebihan, pergerakan, transportasi, dan proses yang berlebihan.

Bagaimana cara menghilangkannya? Kunci pertamanya adalah menemukan sumber kemubaziran itu. Ketika orang mengatakan bahwa di tempat kerjanya tidak ada masalah, yang terjadi sebenarnya adalah ia tak sanggup menemukan masalah itu. Langkah pertama kaizen adalah melakukan pembedahan terhadap tempat kerja, menguraikan situasinya sampai setiap titik dimunculkan ke permukaan, tak ada lagi bagian yang tersembunyi.

ilustrasi kaizen

Banyak masalah tidak dianggap masalah, karena tidak disadari. Masalah tidak terlihat, atau tidak secara nyata tampak menimbulkan kerugian atau kerusakan. Penguraian situasi untuk menemukan masalah dilakukan dengan detil: setiap langkah kerja, proses, gerakan, pemakaian bahan, alat bantu yang digunakan, dan semua hal lain. Semua dicatat, diungkapkan, sehingga didapatkan gambaran menyeluruh secara detil. Hal-hal yang tidak bisa dilihat, divisualkan sampai benar-benar terlihat jelas.

Ini bagian terpenting pada kaizen. Seperti ditulis di atas, kaizen sering tidak dilakukan karena masalah dianggap tidak ada. Masalah dianggap tidak ada karena tidak terlihat, dan tidak dilakukan penggalian memadai untuk melihatnya. Kalau dilakukan penggalian secara detil, masalah akan selalu mudah ditemukan.

Jadi, ada 2 hal yang harus ditanamkan pada pola pikir manajer, yaitu pertama, masalah selalu ada. Ia harus terus menerus berpikir dengan cara itu. Jangan pernah berpikir bahwa semua masalah sudah selesai, atau tidak ada lagi masalah. Kedua, manajer harus selalu mencari cara untuk melihat situasi tempat kerjanya dengan teliti, secara detil. Tidak boleh ada bagian yang tersembunyi, terlepas dari jangkauan pengamatan. Ia harus mengupayakan visualisasi, yang membuat situasi tempat kerja mudah terlihat.

Hasanudin Abdurakhman
Menyelesaikan pendidikan di Jurusan Fisika FMIPA UGM, kemudian melanjutkan studi di bidang Applied Physics di Tohoku University hingga selesai studi Doktoral. Meniti karir sebagai peneliti di Kumamoto University dan Tohoku University. Saat ini berkarir sebagai eksekutif perusahaan Jepang di Jakarta selama 13 tahun terakhir.