Menyiapkan Wadah bagi Bisnis untuk Membesar

Artikel ini terakhir di perbaharui January 15, 2021 by Yoko Widito
Menyiapkan Wadah bagi Bisnis untuk Membesar

Banyak perusahaan yang bisnisnya yang tidak tumbuh besar, meskipun potensi pasarnya masih besar. Bisnis itu mentok di suatu skala. Sebab utamanya adalah bisnis itu terlalu tergantung pada kapasitas pemiliknya. Kapasitas pribadi setiap orang pasti terbatas. Kalau orang itu tidak mampu membangun sistem, maka bisnisnya akan mentok di suatu titik.

Kita bisa buat ilustrasi sederhana untuk memahami masalah ini. Seseorang membuka usaha, membuat dan menjual kue serabi. Ia mengerjakan semuanya sendiri. Mulai dari belanja bahan baku, membuat adonan, memasak kue, menerima pesanan, membungkus, menerima pembayaran, serta membersihkan alat masak dan tempat berjualan. Berapa banyak kue serabi yang bisa ia buat dan jual dalam sehari? Katakanlah misalnya 1000 kue.

Dapatkah ia membuat lebih dari 1000 kue? Tidak. Ia tidak lagi punya waktu dan tenaga untuk membuat dan menjual lebih banyak kue. Maka bisnisnya mentok di angka 1000 kue serabi tadi. Kalau misalnya harga kue serabi adalah 1500 rupiah, maka nilai bisnisnya mentok di angka 1,5 juta sehari. Meski masih ada banyak calon pembeli yang ingin membeli kue serabi, bisnis tidak akan bertambah besar.

Bagaimana cara membesarkannya? Penjual kue serabi tadi harus mendapat bantuan orang lain. Ia bisa merekrut karyawan, yang ia tugasi belanja, membuat adonan, memasak, melayani pembeli, menerima pembayaran, bersih-bersih, dan sebagainya. Dengan bantuan orang lain bisnis akan membesar. Yang tadinya hanya bisa membuat dan menjual 1000 kue, bisa meningkat jadi 5.000 atau 10.000 kue sehari.

Bisnis yang sudah berkembang sampai sebesar itu pun akan mentok lagi di suatu titik, kalau tidak disiapkan sistem untuk membesarkannya. Makin besar bisnis, makin banyak orang terlibat, makin banyak produk berupa barang dan jasa yang harus ditangani, makin besar jumlah uang, bahan baku, ukuran tempat kerja, dan sebagainya. Urusan menjadi semakin rumit. Tanpa sistem yang tepat, lagi-lagi bisnis akan mentok di suatu titik. Tidak hanya mentok, tak jarang bisnis menciut menjadi lebih kecil dan mati.

Lalu, apa yang harus dilakukan? Siapkan sistem sejak memulai bisnis. Kalau belum punya, buat sistemnya sekarang. Banyak orang menganggap tidak perlu membuat sistem, atau tidak perlu sekarang. Nanti saja, kalau sudah besar, pikir mereka. Perhatikan bahwa bisnis hanya bisa membesar bila didukung oleh sistem. Perusahaan-perusahaan besar itu menjadi besar karena punya sistem. Jadi, sistem yang benar adalah syarat bagi membesarnya bisnis.
Membuat sistem bisnis itu bisa diilustrasikan seperti ini. Bayangkan Anda hendak menanam tumbuhan yang merambat seperti timun. Anda harus menyiapkan pancang kayu tempat pohon itu kelak merambat. Kalau tidak dibuat pancang-pancang kayu, pohon timun akan merambat sesukanya, tanpa arah tertentu. Cara tumbuhnya mungkin akan terhambat, yang pasti, Anda akan kesulitan memetik hasilnya.

Kenapa harus sekarang? Kenapa tidak nanti saja saat bisnis sudah membesar? Justru banyak bisnis yang sedang membesar, pengelolanya keteteran karena tidak ada sistem. Kenapa tidak bikin sistem saat itu? Yang terjadi adalah lingkaran setan. Mau bikin sistem tidak bisa, karena sedang keteteran. Tidak dibuat sistem, makin keteteran. Akibatnya bisnis berhenti berkembang, atau malah merosot.
Banyak pengusaha dan pengelola bisnis yang enggan menyiapkan sistem, lalu keteteran, dan bisnisnya tidak berkembang. Bisnis hanya tumbuh sampai sebatas kemampuan pribadi seorang pengusaha atau pengelolanya.

Apa saja sistem yang dibutuhkan? Pertama sistem yang diperlukan untuk mengorganisasi. Bisnis digerakkan melalui organisasi. Organisasi terdiri dari orang-orang, dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing. Siapkan panduan yang jelas soal itu. Bila tidak, orang akan bekerja saling tabrak, yang membuat kerja tidak efisien. Juga buat sistem untuk mengorganisasi sumber daya yang lain, seperti keuangan, inventori, data/informasi, dan sebagainya.

Kedua, sistem yang mengatur cara kerja, untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan menghasilkan produk yang memenuhi standar mutu, dengan biaya yang efisien. Siapkan standar mutu, petunjuk kerja, alur proses, dan sebagainya. Ketiga, sistem untuk mengelola penjualan. Mulai dari sistem informasi produk, jalur dan mekanisme promosi,

Ada banyak lagi jenis sistem yang harus dibuat, sesuai dengan jenis bisnis yang dilakukan.

Intinya, jangan tunggu nanti, jangan tunggu sampai Anda keteteran. Kalau tidak disiapkan sistem, Anda sedang  membuat bisnis Anda berhenti berkembang.

Hasanudin Abdurakhman
Menyelesaikan pendidikan di Jurusan Fisika FMIPA UGM, kemudian melanjutkan studi di bidang Applied Physics di Tohoku University hingga selesai studi Doktoral. Meniti karir sebagai peneliti di Kumamoto University dan Tohoku University. Saat ini berkarir sebagai eksekutif perusahaan Jepang di Jakarta selama 13 tahun terakhir.